＜招集通知＞ 総会の開催方法について、WEB会議システム等にアクセスするためのURLを通知する際、個別にIDやパスワードを送付するなどして、組合員でない人の「なりすまし」防止対策を行うことが考えられます。理事会も同様です。＜議決権行使＞ WEB会議システム上では、画面を通じた挙手による方法、チャット機能や投票機能があり、総会に出席している組合員が議決権を行使する場合と同一であると評価されます。 ただし、前記の「なりすまし」やサイバー攻撃、大規模障害等による通信手段の不具合が発生した場合等には、総会の決議が無効となるおそれがあります。 通信手段の不具合が発生した場合には、①総会のやり直し、②組合員側に起因するトラブルでアクセスできないときの欠席扱いなど、どのような対応をするか、事前に決めておくことが必要です。 理事会における議決権行使も総会と同様ですが、標準管理規約第53条関係コメントでは、管理規約や使用細則で定めておくことも考えられると記載しています。＜理事長の報告＞ 理事長（管理者）は総会において、前会計年度の業務の執行報告◆山村弁護士への相談は… 〒100−0012 東京都千代田区日比谷公園１−３ 市政会館４階 ☎03−5510−2121 FAX. 03-5510-2131 E-mail：yamamura@oylaw.jpをしなければならなりません。標準管理規約第38条関係コメントにおいて、この報告はWEB会議システムで行うことも可能とされています。 ただし、「WEB会議システム等を用いない場合と同様に、各組合員からの質疑への応答等について適切に対応する必要がある」と留意点も記載されています。 これは標準管理規約第38条第４項における理事長による「職務執行状況に係る報告」も同様です。 ◇ インターネットが使えない環境にあったり、インターネットが苦手な組合員には使い方を説明するなど、総会、理事会のIT化には配慮が大切です。 役員のなり手不足が問題となっている昨今、インターネットができないことが理事を引き受けない口実になっては本末転倒です。総会や理事会には出席することを前提としながら、WEB会議システムを利用した出席も可能という環境づくりをすることが重要だといえるでしょう。 総会、理事会のWeb会議開催検討中 手続き、留意点を教えてください 新型コロナウイルスの感染拡大の影響で一般の企業でもリモート会議が増えたことにより、Web会議システムを利用した総会、理事会の要望が高まりました。このため、Web会議での開催の検討を始めたいと思います。Web会議システムによる総会や理事会の手続き、留意点等を教えてください。 標準管理規約に準拠するよう改正 IT苦手な組合員への配慮が大切＜総会、理事会のIT化＞ 国土交通省は令和３年６月、マンション標準管理規約を改正し、ITを活用した総会や理事会が可能なことを明確化し、これに合わせて留意事項等を記載しました。 それぞれのマンションの管理規約に特段に定める必要はありませんが、今後、普通に総会や理事会でWeb会議システムを利用しようとするのであれば、規約改正を行い、標準管理規約に準拠した関連規定にしておくことがよりよいと思います。-8 -
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